People Operations · Novatempus
Ψηφιακό παρουσιολόγιο και διαχείριση αδειών σε μία καθαρή εικόνα.
Γνωρίστε το eParousilogio: μηνιαίο προγραμματισμό, αιτήματα και εγκρίσεις, υπόλοιπα αδειών και αναφορές για την ομάδα σας.
Η παρουσίαση γίνεται μέσω τηλεδιάσκεψης. Δεν προβάλλονται πραγματικά στοιχεία προσωπικού.
Το eParousilogio είναι μια web εφαρμογή για την οργάνωση παρουσιών, απουσιών και αδειών προσωπικού. Αντί για διάσπαρτα αρχεία και ανταλλαγές μηνυμάτων, το HR και οι υπεύθυνοι ομάδων βλέπουν το μηνιαίο πλάνο, τα αιτήματα που εκκρεμούν και την εικόνα διαθεσιμότητας στο ίδιο περιβάλλον.
Η εφαρμογή απευθύνεται σε επιχειρήσεις με περισσότερους εργαζομένους, τμήματα ή τοποθεσίες, όπου ο προγραμματισμός μιας άδειας επηρεάζει την καθημερινή λειτουργία. Η πρόσβαση στο πραγματικό περιβάλλον γίνεται μόνο από εξουσιοδοτημένους χρήστες.
Το ζητούμενο δεν είναι να αποθηκεύονται απλώς περισσότερα δεδομένα, αλλά να μειώνεται ο χρόνος αναζήτησης της σωστής πληροφορίας. Όταν το αίτημα, η απόφαση, το υπόλοιπο και η μηνιαία αναφορά βρίσκονται στην ίδια ροή, το HR μπορεί να εντοπίσει γρήγορα τι χρειάζεται επιβεβαίωση. Οι προϊστάμενοι αποκτούν εικόνα της διαθεσιμότητας πριν οργανώσουν βάρδιες ή συναντήσεις, ενώ η διοίκηση βλέπει μια συνεκτική αποτύπωση. Η εφαρμογή παραμένει εργαλείο υποστήριξης αποφάσεων: δεν υποκαθιστά τον ανθρώπινο έλεγχο, τις συμβάσεις εργασίας ή τις επίσημες καταχωρίσεις σε τρίτα συστήματα.
01 · Μηνιαία εικόνα
Στο μηνιαίο πλέγμα βλέπετε ανά εργαζόμενο τις καταχωρήσεις για ετήσια ή αναρρωτική άδεια, ρεπό, τηλεργασία και επαγγελματικό ταξίδι. Η προβολή αλλάζει μήνα και φιλτράρεται ανά εργαζόμενο ή τοποθεσία, ώστε να βρίσκετε γρήγορα την πληροφορία που χρειάζεστε.
Συνοπτικοί δείκτες δείχνουν την κίνηση του μήνα, ενώ το υπόλοιπο ετήσιας άδειας εμφανίζεται δίπλα στον εργαζόμενο. Έτσι ο προγραμματισμός δεν βασίζεται σε αποσπασματικές σημειώσεις.
Πραγματικό στιγμιότυπο της εφαρμογής eParousilogio, περικομμένο για την προστασία προσωπικών δεδομένων.
Το eParousilogio συγκεντρώνει αιτήματα και εγκρίσεις σε σαφή ροή. Οι υπεύθυνοι βλέπουν τι εκκρεμεί, τι εγκρίθηκε και τι απορρίφθηκε, με δυνατότητα διόρθωσης ή ακύρωσης. Η εφαρμογή διατηρεί ιστορικό των ενεργειών, ώστε οι αποφάσεις να μην χάνονται σε προσωπικά inbox.
Η κοινή εικόνα βοηθά να προγραμματίζονται άδειες και τηλεργασία με γνώμονα τη διαθεσιμότητα της ομάδας. Οι κανόνες και οι τελικές εγκρίσεις παραμένουν στην ευθύνη της επιχείρησης.
Η καρτέλα προσωπικού συγκεντρώνει βασικά στοιχεία οργάνωσης, όπως τμήμα, τοποθεσία, ωράριο και κατάσταση απασχόλησης. Το υπόλοιπο ετήσιας άδειας αποτυπώνεται σε σύνδεση με τις σχετικές καταχωρήσεις και τις μεταβολές του.
Για τον επιχειρησιακό προγραμματισμό υπάρχουν κανόνες στελέχωσης ανά τοποθεσία ή τμήμα, όπως μέγιστος αριθμός ταυτόχρονων απουσιών και ελάχιστη προειδοποίηση. Οι ειδοποιήσεις αναδεικνύουν σημεία που χρειάζονται προσοχή πριν επηρεαστεί η λειτουργία της ομάδας.
Το εταιρικό ημερολόγιο, οι ειδοποιήσεις και το ιστορικό αλλαγών δημιουργούν κοινό σημείο αναφοράς για HR, προϊσταμένους και διοίκηση. Οι χρήστες και οι ρόλοι οργανώνουν την πρόσβαση στην εφαρμογή.
Η διαχείριση προσωπικού και αδειών παραμένει διαδικασία της επιχείρησης· το εργαλείο διευκολύνει την καταγραφή και τον έλεγχο.
Η εφαρμογή περιλαμβάνει εταιρικό ημερολόγιο για γεγονότα που επηρεάζουν τον προγραμματισμό. Η οθόνη ειδοποιήσεων συγκεντρώνει εκκρεμείς αποφάσεις, συγκρούσεις κανόνων και άλλα σημεία που απαιτούν ενέργεια.
Το ιστορικό αλλαγών βοηθά στον εσωτερικό έλεγχο, ενώ οι ρόλοι χρηστών διαχωρίζουν αρμοδιότητες. Έτσι το παρουσιολόγιο γίνεται λειτουργικό εργαλείο συνεργασίας και όχι απλώς ένα αρχείο καταχωρήσεων.
Οι μηνιαίες αναφορές δίνουν συγκεντρωτική εικόνα για εργαζομένους με καταχωρήσεις, ημέρες ετήσιας άδειας, τηλεργασία και συνολικές απουσίες. Φίλτρα ανά εργαζόμενο, τοποθεσία, τμήμα και τύπο καταχώρησης βοηθούν στη στοχευμένη αναζήτηση.
Η εφαρμογή διαθέτει επιλογές εξαγωγής σε Excel και PDF για επεξεργασία, αρχειοθέτηση και συνεργασία με τα αρμόδια στελέχη. Υπάρχει επίσης επιλογή κλειδώματος μήνα: όταν η περίοδος οριστικοποιηθεί, αποφεύγονται νέες αλλαγές χωρίς ελεγχόμενη διαδικασία.
Η αναφορά υποστηρίζει τον εσωτερικό έλεγχο· δεν αντικαθιστά τη μισθοδοσία, τη λογιστική επαλήθευση ή τις υποχρεώσεις της επιχείρησης.
Το eParousilogio περιλαμβάνει οθόνη ρυθμίσεων ΕΡΓΑΝΗ για στοιχεία εργοδότη, παραρτήματα και αντιστοίχιση τύπων άδειας με επίσημους κωδικούς. Αυτή η υποδομή βοηθά να οργανωθούν τα στοιχεία που θα απαιτηθούν εφόσον ενεργοποιηθεί μελλοντικά σχετική διασύνδεση.
Σήμερα η εφαρμογή δεν πραγματοποιεί ηλεκτρονική υποβολή στο ΕΡΓΑΝΗ. Επίσης δεν περιλαμβάνει Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας. Για επίσημες διαδικασίες, ισχύουν οι υπηρεσίες του αρμόδιου φορέα και οι οδηγίες του ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ στο 1555.gov.gr.
Σε παρουσίαση Demo μπορούμε να εξηγήσουμε τι είναι διαθέσιμο τώρα και ποιες τεχνικές προϋποθέσεις θα χρειάζονταν για πραγματική διασύνδεση.
Η καταχώριση ή προετοιμασία δεδομένων μέσα στο παρουσιολόγιο δεν ισοδυναμεί με επίσημη υποβολή στο ΕΡΓΑΝΗ.
Οι υποχρεώσεις της επιχείρησης επιβεβαιώνονται από το επίσημο σύστημα και τους αρμόδιους επαγγελματίες.
Η αξία του eParousilogio είναι ότι ενώνει τον ημερήσιο προγραμματισμό με τη διαδικασία έγκρισης και τη μηνιαία αναφορά.
Πρακτικά σενάρια
Ένα ψηφιακό παρουσιολόγιο έχει αξία όταν λύνει συνηθισμένα προβλήματα της ομάδας, όχι μόνο όταν συγκεντρώνει εγγραφές. Στο eParousilogio, τα παρακάτω παραδείγματα δείχνουν πώς μπορούν να αξιοποιηθούν οι λειτουργίες που είναι διαθέσιμες σήμερα. Η τελική πολιτική αδειών, οι εγκρίσεις και οι νόμιμες υποχρεώσεις παραμένουν στην ευθύνη της επιχείρησης.
Όταν μια εταιρεία έχει ομάδες σε διαφορετικά γραφεία, οι προϊστάμενοι χρειάζονται εικόνα για κάθε τοποθεσία και για τον συνολικό μήνα. Η προβολή με φίλτρα βοηθά να εντοπιστούν οι εγκεκριμένες απουσίες και να συζητηθούν νέες αιτήσεις πριν δημιουργηθεί κενό στη στελέχωση. Οι κανόνες ελάχιστης διαθεσιμότητας μπορούν να αναδείξουν ένα πιθανό πρόβλημα για ανθρώπινο έλεγχο. Το εργαλείο δεν αποφασίζει μόνο του ποιος δικαιούται άδεια· προσφέρει κοινή εικόνα για μια τεκμηριωμένη απόφαση.
Ένα αίτημα που έμεινε σε email ή προφορική συνεννόηση είναι εύκολο να χαθεί. Στο eParousilogio, η υποβολή, η έγκριση ή η απόρριψη και η μεταγενέστερη διόρθωση ακολουθούν αναγνωρίσιμη ροή. Ο υπεύθυνος μπορεί να δει τι εκκρεμεί και ποια ενέργεια έχει προηγηθεί. Αυτό μειώνει την ασάφεια ανάμεσα σε εργαζόμενο, προϊστάμενο και HR, χωρίς να αντικαθιστά την εσωτερική πολιτική της εταιρείας ή την κρίση του αρμόδιου στελέχους.
Η διαθεσιμότητα μιας ομάδας δεν αφορά μόνο την ετήσια άδεια. Η μηνιαία προβολή περιλαμβάνει επίσης τηλεργασία, ρεπό και άλλες καταχωρήσεις, ώστε οι συνεργάτες να γνωρίζουν ποιος βρίσκεται εκτός γραφείου και ποια ημέρα. Με σωστές εγγραφές, μια συνάντηση ή μια ανάγκη εξυπηρέτησης μπορεί να προγραμματιστεί με λιγότερες διευκρινιστικές κλήσεις. Η εφαρμογή οργανώνει την πληροφορία, ενώ ο τρόπος χρήσης της καθορίζεται από τις διαδικασίες και τα δικαιώματα πρόσβασης της επιχείρησης.
Το υπόλοιπο ετήσιας άδειας εμφανίζεται μαζί με τις σχετικές κινήσεις, ώστε ο αρμόδιος να έχει πρακτικό σημείο αναφοράς όταν εξετάζει ένα νέο αίτημα. Αν μια καταχώριση χρειάζεται αλλαγή, η δυνατότητα διόρθωσης ή ακύρωσης και το ιστορικό βοηθούν να παραμείνει σαφής η πορεία της. Τα δεδομένα αυτά πρέπει να ελέγχονται με τα επίσημα αρχεία της επιχείρησης, ιδιαίτερα όταν σχετίζονται με μισθοδοσία ή νομικές υποχρεώσεις.
Οι διαφορετικοί χρήστες δεν χρειάζονται όλοι την ίδια εικόνα ή τις ίδιες ενέργειες. Οι ρόλοι και η οργάνωση του προσωπικού σε τμήματα επιτρέπουν μια πιο καθαρή κατανομή εργασίας: ποιος παρακολουθεί το πρόγραμμα, ποιος εξετάζει αίτημα και ποιος ελέγχει τις αναφορές. Η πραγματική πρόσβαση απαιτεί σύνδεση. Σε μια παρουσίαση Demo μπορούμε να δείξουμε τη διαθέσιμη δομή και να συζητήσουμε πώς αντιστοιχεί στις αρμοδιότητες της δικής σας ομάδας, χωρίς να εκθέσουμε στοιχεία προσωπικού δημόσια.
Στο τέλος της περιόδου, τα φίλτρα και οι μηνιαίες αναφορές δίνουν συγκεντρωτική εικόνα για άδειες, τηλεργασία και απουσίες. Το HR μπορεί να εξαγάγει το αποτέλεσμα σε Excel για περαιτέρω επεξεργασία ή σε PDF για αρχειοθέτηση και διανομή στους κατάλληλους εσωτερικούς αποδέκτες. Η επιλογή κλειδώματος μήνα βοηθά να οριστικοποιηθεί η εικόνα μετά τον έλεγχο. Η εξαγωγή δεν σημαίνει αυτόματη διασύνδεση με μισθοδοσία ή υποβολή σε κρατικό σύστημα.
Όταν χρειάζεται να εξηγηθεί γιατί μια εγγραφή άλλαξε, το ιστορικό ενεργειών και οι ειδοποιήσεις προσφέρουν πλαίσιο για τον εσωτερικό έλεγχο. Έτσι αποφεύγεται η αναζήτηση σε πολλά αρχεία ή προσωπικά μηνύματα. Η λειτουργία αυτή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη σε περιβάλλον με περισσότερους υπεύθυνους, όπου οι αποφάσεις λαμβάνονται σε διαφορετικές ημέρες. Δεν αποτελεί από μόνη της νομική τεκμηρίωση· ο οργανισμός εξακολουθεί να διατηρεί τις διαδικασίες και τα επίσημα έγγραφα που απαιτούνται.
Από το αίτημα στην αναφορά
Το eParousilogio συνδέει διαφορετικές καθημερινές ανάγκες σε μία ακολουθία. Μια καταχώριση αποκτά αξία όταν ο κατάλληλος άνθρωπος μπορεί να τη δει, να την ελέγξει και να τη συμπεριλάβει στη σωστή μηνιαία εικόνα. Αυτός είναι ο λόγος που η εφαρμογή έχει ξεχωριστές ενότητες για προσωπικό, αιτήματα, ημερολόγιο, ειδοποιήσεις και αναφορές, αντί για έναν απλό πίνακα με χρωματισμένα κελιά.
Ο χρήστης ξεκινά από το σχετικό αίτημα ή την καταχώριση και επιλέγει τον κατάλληλο τύπο απουσίας ή εργασίας. Ο αρμόδιος βλέπει την περίοδο, το διαθέσιμο υπόλοιπο όπου εφαρμόζεται και την εικόνα της ομάδας στον ίδιο μήνα. Αν υπάρχει περιορισμός στελέχωσης, η πληροφορία λειτουργεί ως προειδοποίηση για έλεγχο και όχι ως αυτόματη τελική κρίση. Έτσι, η απόφαση μπορεί να ληφθεί με επιχειρησιακά δεδομένα και με σεβασμό στους κανόνες που ισχύουν για τον συγκεκριμένο εργοδότη.
Η εγκεκριμένη πληροφορία εντάσσεται στο μηνιαίο πρόγραμμα και είναι διαθέσιμη στους χρήστες που έχουν τη σχετική πρόσβαση. Αν ένα αίτημα μεταβληθεί, η διόρθωση ή η ακύρωση ακολουθεί τη διαθέσιμη ροή, ώστε να μην παραμένουν αντιφατικές εγγραφές σε διαφορετικά αρχεία. Το εταιρικό ημερολόγιο και οι ειδοποιήσεις βοηθούν τους υπευθύνους να κρατούν κοινή εικόνα για γεγονότα και εκκρεμότητες. Το ιστορικό προσφέρει χρήσιμο ίχνος για την εσωτερική συνεργασία.
Πριν από μια εξαγωγή, αξίζει να ελεγχθούν οι ανοιχτές αιτήσεις, οι αλλαγές και οι περίοδοι που επηρεάζουν τη συνολική αναφορά. Τα φίλτρα επιτρέπουν αναζήτηση ανά εργαζόμενο, τοποθεσία, τμήμα ή τύπο εγγραφής. Η αναφορά μπορεί να εξαχθεί σε Excel ή PDF, ανάλογα με το αν προέχει η περαιτέρω επεξεργασία ή μια σταθερή μορφή κοινοποίησης. Ο μήνας μπορεί στη συνέχεια να κλειδωθεί, αφού η επιχείρηση ολοκληρώσει τους απαραίτητους ελέγχους. Καμία από αυτές τις ενέργειες δεν υποκαθιστά επίσημη υποβολή στο ΕΡΓΑΝΗ ή έλεγχο μισθοδοσίας.
Η δομή του eParousilogio δείχνει πώς μια εφαρμογή μπορεί να προσαρμοστεί στις καθημερινές διαδικασίες ενός οργανισμού. Σε τηλεδιάσκεψη θα συζητήσουμε ποιες ροές είναι ήδη διαθέσιμες και πώς θα μπορούσαν να καλύψουν τη δική σας ομάδα.
Δείτε επίσης το ΓΕΜΗ Radar, μια διαφορετική εφαρμογή επιχειρησιακών δεδομένων που παρουσιάζουμε στη Novatempus.
Για να κρίνετε αν η εφαρμογή ταιριάζει στη δική σας επιχείρηση, συγκρίνετε πρώτα τη σημερινή ροή: πώς δηλώνεται μια άδεια, ποιος εγκρίνει, πού ελέγχεται το υπόλοιπο και ποιο αρχείο χρησιμοποιείται στο τέλος του μήνα. Αυτές οι τέσσερις ερωτήσεις βοηθούν να εντοπιστούν τα σημεία που ωφελούνται περισσότερο από μια κοινή ψηφιακή διαδικασία.
Στη μηνιαία προβολή εμφανίζονται εγγραφές όπως ετήσια και αναρρωτική άδεια, ρεπό, τηλεργασία και επαγγελματικά ταξίδια. Η ορατότητα εξαρτάται από τον ρόλο και τα διαθέσιμα στοιχεία.
Ναι. Υπάρχει ροή αιτημάτων με υποβολή, έγκριση ή απόρριψη, καθώς και δυνατότητα διόρθωσης ή ακύρωσης με ιστορικό.
Ναι. Οι μηνιαίες αναφορές έχουν επιλογή εξαγωγής σε Excel και PDF, με φίλτρα για εργαζόμενο, τοποθεσία, τμήμα και τύπο καταχώρησης.
Όχι. Η σημερινή ενότητα ΕΡΓΑΝΗ αφορά προετοιμασία στοιχείων και αντιστοιχίσεων. Δεν πραγματοποιείται ηλεκτρονική υποβολή ούτε υποστηρίζεται Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας.
Η πραγματική εφαρμογή απαιτεί σύνδεση και διαθέτει χρήστες και ρόλους. Η δημόσια αυτή σελίδα δεν εμφανίζει στοιχεία εργαζομένων.
Κλείστε μια τηλεδιάσκεψη με τη Novatempus. Θα παρουσιαστούν οι διαθέσιμες λειτουργίες και θα συζητηθούν οι ανάγκες της δικής σας επιχείρησης.
Η εφαρμογή οργανώνει εργαζομένους με στοιχεία όπως τμήμα και τοποθεσία και προσφέρει φίλτρα στη μηνιαία προβολή και στις αναφορές. Αυτό βοηθά έναν υπεύθυνο να εξετάσει τη διαθεσιμότητα μιας συγκεκριμένης ομάδας χωρίς να χάσει τη συνολική εικόνα. Οι κανόνες στελέχωσης μπορούν να συζητηθούν ανάλογα με την πραγματική οργανωτική δομή. Στο Demo θα δούμε πώς αποτυπώνονται οι διαθέσιμες επιλογές και ποια παραμετροποίηση χρειάζεται πριν από παραγωγική χρήση.
Η ενότητα αιτημάτων εμφανίζει την κατάσταση κάθε αίτησης και τις ενέργειες που ακολουθούν, ενώ οι ειδοποιήσεις συγκεντρώνουν σημεία που ζητούν προσοχή. Έτσι ο αρμόδιος δεν χρειάζεται να βασίζεται αποκλειστικά σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η ύπαρξη ψηφιακής ροής δεν σημαίνει ότι η έγκριση γίνεται αυτόματα: η επιχείρηση ορίζει ποιος εξετάζει και αποφασίζει σύμφωνα με την πολιτική της.
Ναι, η εφαρμογή περιλαμβάνει διαδικασίες διόρθωσης και ακύρωσης για σχετικά αιτήματα, καθώς και ιστορικό ενεργειών. Μια αλλαγή πρέπει να ελέγχεται από τον κατάλληλο χρήστη, ειδικά όταν ο μήνας έχει ήδη οριστικοποιηθεί. Η δυνατότητα κλειδώματος περιόδου βοηθά να μην γίνονται ανεξέλεγκτες μεταβολές μετά το κλείσιμο. Στο Demo μπορούμε να δείξουμε τη ροή και να συζητήσουμε ποια βήματα εσωτερικού ελέγχου είναι κατάλληλα για τη δική σας διαδικασία.
Όχι. Το Excel και το PDF είναι διαθέσιμες μορφές εξαγωγής μηνιαίων αναφορών. Η εξαγωγή διευκολύνει έλεγχο, αρχειοθέτηση και συνεργασία με λογιστήριο ή HR, αλλά δεν αποτελεί αυτόματη σύνδεση με πρόγραμμα μισθοδοσίας. Αν χρειάζεται ειδική διασύνδεση ή μορφότυπος αρχείου, πρέπει πρώτα να αξιολογηθούν οι προδιαγραφές του άλλου συστήματος και να συμφωνηθεί ξεχωριστά η υλοποίηση.
Η δημόσια παρουσίαση δεν υπόσχεται έτοιμη αυτόματη εισαγωγή από οποιοδήποτε αρχείο. Οι υφιστάμενοι πίνακες μπορεί να έχουν διαφορετική δομή, κωδικοποίηση αδειών και ποιότητα δεδομένων. Για να αξιολογηθεί μετάβαση, χρειάζεται πρώτα να εξεταστεί ένα ενδεικτικό, κατάλληλα ανωνυμοποιημένο δείγμα και να οριστούν οι απαραίτητες αντιστοιχίσεις. Στη συνάντηση μπορούμε να συζητήσουμε τις τεχνικές επιλογές χωρίς να ζητήσουμε πραγματικά στοιχεία εργαζομένων στη δημόσια σελίδα.
Η παρουσίαση μπορεί να καλύψει τη μηνιαία προβολή, τα αιτήματα άδειας, την έγκριση, τα υπόλοιπα, τις ειδοποιήσεις και την εξαγωγή αναφοράς. Θα εξηγήσουμε ποια λειτουργία υπάρχει ήδη και ποια απαίτηση θα χρειαζόταν πρόσθετη ανάλυση. Είναι χρήσιμο να γνωρίζετε εκ των προτέρων πόσες ομάδες ή τοποθεσίες έχετε και ποιος εγκρίνει σήμερα τις άδειες. Δεν χρειάζεται να κοινοποιήσετε ονόματα εργαζομένων ή εμπιστευτικά αρχεία για μια αρχική συζήτηση.
Δείτε το στην πράξη
Σε μια σύντομη τηλεδιάσκεψη θα δούμε το eParousilogio, τη ροή αδειών και τις αναφορές, και θα συζητήσουμε τι χρειάζεται η δική σας ομάδα.
Εγγραφείτε στα ενημερωτικά Newsletter μας και μείνατε συντονισμένοι μαζί μας. Με την εγγραφή σας θα μπορείτε να απολαύσετε διάφορα αξιόλογα Freebies & ΔΩΡΕΑΝ ΤΕΧΝΙΚΟ ΕΛΕΓΧΟ της ιστοσελίδας σας!
Μοιραστείτε το μαζί μας. Σίγουρα έχουμε κάτι καλό να σας προτείνουμε!
Δ: Δαλαμανάρα, Άργος Αργολίδας, ΤΚ 21200
E: info@novatempus.gr
Τ: +30-27510 62309
K: +30-6949 842364
